01. Primeros Pasos

Introducción a HospedaTesk PMS

HospedaTesk es un sistema integral de gestión hotelera y de posadas (Property Management System) diseñado bajo la filosofía Offline-First: la posada funciona con total autonomía, sin depender de servidores externos o conexiones a internet para su rack, reservas, facturación y comandas.

100% Autónomo & Offline

Base de datos SQLite local embebida con transacciones ACID. Aunque se corte la energía o internet, tus ventas y folios nunca se pierden.

Multidivisa Adaptativa

Maneja pagos simultáneos en USD Efectivo, Zelle, Pago Móvil (VES), Punto de Venta y EUR con cálculo exacto de vueltos multidivisa.

Arquitectura Híbrida: El motor de reservas y operaciones vive en tu máquina local. Los servicios en la nube (hospedatesk.com) se usan exclusivamente para licenciamiento, mesa de ayuda, verificación de versiones y sincronización opcional.

Instalación Multi-Plataforma

Instalación en macOS y Windows

HospedaTesk provee paquetes instaladores nativos optimizados para cada sistema operativo sin necesidad de instalar entornos de servidor como XAMPP, Docker ni configuraciones complejas.

Instalación en macOS (.dmg)

macOS 12+

Descarga el archivo HospedaTesk-macOS-arm64.dmg desde el Centro de Descargas.
Haz doble clic sobre el archivo .dmg para abrir el instalador interactivo.
Arrastra el ícono de HospedaTesk a la carpeta Aplicaciones.
Abre la aplicación desde tu Launchpad o Spotlight. La primera vez que abras el sistema te solicitará tu Clave de Activación.

Instalación en Windows (.exe)

Windows 10 / 11 (64-bit)

Descarga el instalador HospedaTesk-Windows-Setup.exe.
Ejecuta el asistente y selecciona la ruta de instalación (por defecto en C:\Program Files\HospedaTesk).
Marca la casilla para crear un acceso directo en el Escritorio.
Presiona Instalar y finalmente Finalizar para iniciar la aplicación.

Seguridad & Activación

Activación de Licencia & HWID

Cada copia de HospedaTesk se vincula de manera segura a la máquina donde se ejecuta a través de su Hardware ID (HWID), garantizando autenticidad y previniendo la clonación no autorizada de licencias.

Formato de la Licencia Oficial

Las licencias oficiales emitidas tras el registro poseen el siguiente formato estándar:

HTESK-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX

Cambio o sustitución de computadora:

Si formateas tu equipo o cambias de laptop en recepción, el HWID puede variar. En este caso, contacta a nuestro equipo de soporte técnico para liberar el HWID anterior con un solo clic.

Módulo Central

Rack Visual Interactivo de Habitaciones

El Rack Visual es el corazón operativo de la posada. Ofrece una vista panorámica en tiempo real de todas las habitaciones del hotel con códigos cromáticos estandarizados.

Disponible

Lista para Check-in

Ocupada

Huésped activo

Limpieza

Ama de llaves

Mantenimiento

Fuera de servicio

Acciones Rápidas desde el Rack:

Clic en Habitación Disponible: Abre el formulario de Nueva Reserva / Check-in exprés con precio precalculado.
Clic en Habitación Ocupada: Muestra el Folio actual del huésped, consumos acumulados y opción de Check-out.
Cambio rápido de estado: Botón directo para pasar de Limpieza a Disponible con 1 solo clic una vez aseada.

Operaciones de Mostrador

Reservas, Check-in & Check-out

El flujo de reservaciones permite registrar huéspedes individuales, parejas o grupos familiares con cálculo automático de noches, tarifas por temporada y asignación directa de folio.

Pasos para registrar un Check-in:

1

Datos del Huésped Titular: Nombre, Apellido, Cédula / Pasaporte, Teléfono Móvil y Correo Electrónico.

2

Estadía & Personas: Fecha de Entrada (Check-in), Fecha de Salida (Check-out) y cantidad de adultos y niños.

3

Pago Inicial o Anticipo: Se registra el pago inicial o se deja pendiente para cobro al Check-out.

Consumos & Comandas

Folios y Cargos a la Habitación

Cada estadía cuenta con una cuenta corriente o Folio. Durante la estadía, los consumos de restaurante, bebidas, paseos en lancha o lavandería se cargan directamente a la habitación.

Restaurante & Bar

Desayunos, cenas, cócteles y bebidas con impresión de comanda térmica.

Tours & Actividades

Paseos en lancha, snorkel, traslado a cayos y experiencias turísticas.

Servicios Extra

Lavandería, camas adicionales, frigobar y late check-out.

Cobros & Conversión

Pagos y Vuelto Multidivisa

En economías multimoneda, es común que una misma cuenta se liquide combinando efectivo en dólares, transferencia Zelle y Pago Móvil en Bolívares. HospedaTesk maneja esto de forma matemática exacta sin descuadres de centavos.

Métodos de Pago Soportados:

$ USD Efectivo

Z Zelle

PM Pago Móvil (VES)

POS Punto de Venta (VES)

€ EUR Efectivo

TR Transferencia Bancaria

Configuración Hotelera

Habitaciones, Amenidades & Galería de Fotos

El módulo de catálogo permite parametrizar cada unidad habitacional con su capacidad máxima, inventario de amenidades (A/A, Wi-Fi, vista al mar, jacuzzi) y adjuntar fotografías que se visualizan en la ficha de reserva.

Tarificación

Planes y Temporadas Alta & Baja

Configura calendarios de temporada para fechas festivas (Carnavales, Semana Santa, Navidad y puentes) con tarifas automáticas diferenciadas respecto a la temporada baja o días de semana.

Control Financiero

Arqueo y Cierre de Caja (Corte X y Z)

El módulo de caja registra cada entrada y salida de dinero por recepcionista y turno. Permite emitir dos tipos de comprobantes:

Corte X (Parcial)

Arqueo Informativo de Turno

Permite al recepcionista verificar el dinero físico recaudado a mitad de jornada sin cerrar la sesión de caja.

Corte Z (Final)

Cierre Definitivo de Turno

Bloquea los movimientos del turno, calcula sobrantes o faltantes e imprime el Comprobante Oficial de Cierre en impresora térmica o PDF.

Auditoría & Analítica

Reportes con Rango de Fechas & Exportación PDF

Audita la salud operativa de tu posada con filtros rápidos (Hoy, Ayer, Últimos 7 Días, Este Mes) o selecciona cualquier intervalo personalizado en el calendario.

4 Vistas de Análisis Incluidas:

1. Resumen General: Total recaudado, ocupación promedio y ticket promedio por habitación.

2. Ocupación & Huéspedes: Desglose de noches vendidas por tipo de habitación.

3. Ventas & Consumos: Participación de restaurante, bar y actividades turísticas.

4. Movimientos de Caja: Cuadre de ingresos por cada medio de pago multidivisa.

Mesa de Ayuda

Tickets de Soporte con Capturas de Pantalla

Directamente desde el encabezado de la aplicación de escritorio puedes reportar dudas o incidencias técnicas sin salir del sistema. El sistema adjunta automáticamente capturas de pantalla o logs para agilizar la resolución.

Flujo del Ticket de Soporte:

Haz clic en el ícono de Soporte en la barra superior.
Ingresa Asunto, Categoría (Facturación, Duda Operativa, Reporte de Error) y Prioridad.
Selecciona una o más capturas de pantalla desde tu equipo.
Presiona Enviar Ticket. Se sincroniza de inmediato con el Portal Admin en la nube.

Mantenimiento

Sistema de Auto-Actualizaciones Asistidas

Al iniciar, la aplicación verifica silenciosamente en la API de HospedaTesk si existe una nueva versión oficial. Si está disponible, despliega un diálogo con las notas de la versión (changelog) y permite actualizar con confirmación del usuario.

Notificación Persistente de Actualización:

Si el recepcionista selecciona "Recordármelo más tarde", el sistema respeta su tiempo de trabajo mostrando un discreto badge en el encabezado superior y en el pie del menú lateral para actualizar cuando el turno esté libre.